Případová studie - Tenderová podpora pro Česko, Slovensko a Německo.

Pro Convert Studio aktivně sledujeme veřejné zakázky v Česku, na Slovensku a v Německu.

Monitoring jsme postavili systematicky podle oblastí, ve kterých může být softwarové studio relevantním dodavatelem. Pracujeme mimo jiné s mezinárodními CPV kódy a oficiálními portály jednotlivých zemí.

V době sepsání této case study jsme takto prověřili přibližně 60 příležitostí.

Přibližně 30 z nich prošlo do hlubší analýzy a kolem 10 jsme vyhodnotili jako dostatečně relevantní pro další postup.

Ještě před samotnou přípravou nabídky proto hledáme požadavky, které mohou účast zásadně komplikovat nebo úplně znemožnit.

Může jít například o požadované reference, obrat, certifikace, existující produkt, konkrétní technologii, obchodní podmínky nebo část dodávky, pro kterou je potřeba najít vhodného partnera.

U jednoho z prověřovaných tenderů jsme tak včas identifikovali zásadní blocker, díky kterému Convert Studio nemuselo investovat další čas do přípravy nabídky.

U dalších jsme po analýze rovnou doporučili nabídku nepodávat. Smyslem spolupráce není přihlásit se do co největšího počtu řízení, ale vybrat ta, kde dává účast obchodně i technicky smysl.

Tenderová dokumentace kombinuje technický, právní a obchodní jazyk. Vedle samotného předmětu zakázky se v ní řeší například kvalifikace dodavatele, certifikace, reference, smluvní podmínky nebo formální požadavky na podání.

Češtinu a slovenštinu řešíme interně a pro práci s německou dokumentací máme certifikovanou němčinu na úrovni C1.

Stejně důležitá je ale znalost technické terminologie a schopnost pochopit, co jednotlivé požadavky znamenají pro reálnou realizaci softwarového projektu.

Dokumentaci proto pouze nepřekládáme. Převádíme ji do praktického rozhodnutí o tom, co musí Convert Studio splnit, kde jsou rizika a co je potřeba připravit před podáním nabídky.

Pokud tender projde prvním screeningem, připravujeme jeho podrobnou analýzu.

Prověřujeme technický rozsah, kvalifikační podmínky, požadované reference a certifikace, rizika, obchodní podmínky i to, jak by mohl projekt reálně probíhat.

Součástí práce jsou také otázky pro zadavatele, doporučení vhodného postupu, případná potřeba partnerů nebo subdodavatelů a finální bid / no-bid doporučení.

Cílem není vytvořit další dlouhý dokument k už tak dlouhé zadávací dokumentaci. Cílem je dát Convert Studiu jasný podklad pro rozhodnutí, jestli a jak se zakázky účastnit.

U vhodných příležitostí pokračujeme do samotné přípravy nabídky.

Pracujeme s požadovanými formuláři a přílohami, kompletujeme podklady, kontrolujeme splnění jednotlivých požadavků a připravujeme finální submission package podle konkrétního zadávacího řízení.

Součástí spolupráce je také elektronické podání nabídky za Convert Studio.

Celý proces tak řeší jeden tým od nalezení příležitosti přes její analýzu až po finální odeslání.

Jedním z důvodů, proč jsme monitoring postavili systematicky, je roztříštěnost veřejných zakázek mezi různé portály a zadavatele.

Díky vlastnímu monitoringu jsme už našli i relevantní tender, který by Convert Studio bez tohoto procesu pravděpodobně přehlédlo.

Stejnou hodnotu ale má i opačný výsledek: z přibližně 60 prověřených příležitostí pokračovala jen menší část dál.

Convert Studio tak nemusí procházet každou dokumentaci do detailu samo a může svůj čas soustředit na zakázky, které mají reálný potenciál.

Convert Studio má díky spolupráci průběžný přehled o relevantních veřejných zakázkách v Česku, na Slovensku a v Německu.

Přibližně 60 příležitostí jsme už prověřili, kolem 30 analyzovali do větší hloubky a zhruba 10 vyhodnotili jako vhodné pro další postup.

U některých jsme včas našli podmínky, kvůli kterým nedávalo smysl pokračovat. Jinde jsme se naopak dostali od prvního screeningu až k přípravě a podání nabídky.

Díky systematickému monitoringu jsme navíc zachytili i příležitost, kterou by Convert Studio jinak pravděpodobně přehlédlo.

Polské studio tak získalo lokální jazykovou, technickou a procesní podporu potřebnou pro účast ve veřejných zakázkách na dalších evropských trzích.