Dokumenty - Ochrana osobních údajů (GDPR)

V tomto dokumentu vysvětlujeme, jak společnost VMARK Ventures s.r.o. zpracovává osobní údaje návštěvníků našich webových stránek, zájemců o naše služby, klientů, obchodních partnerů, odběratelů newsletteru a uchazečů o práci či spolupráci.

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel a v souladu s platnými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“).

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je:

VMARK Ventures s.r.o.
IČO: 29995973
Sídlo: Příčná 1892/4, 110 00 Praha 1, Česká republika

Společnost je zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 455089.

E-mail pro otázky týkající se ochrany osobních údajů:
info@vmark.cc

Dále jen jako „VMARK“, „my“ nebo „správce“.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah zpracovávaných osobních údajů závisí na tom, jakým způsobem s námi komunikujete a které části našich webových stránek nebo služeb využíváte.

Můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení,
• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo,
• název společnosti nebo organizace, kterou zastupujete,
• pracovní pozici nebo informace o Vašem vztahu k dané společnosti,
• obsah zprávy, dotazu nebo poptávky,
• informace o orientačním rozpočtu projektu,
• údaje související s nabídkou, smluvním vztahem a realizací projektu,
• fakturační a účetní údaje,
• obsah vzájemné komunikace,
• informace uvedené v životopisu, portfoliu nebo jiných materiálech zaslaných v souvislosti se zájmem o práci či spolupráci,
• IP adresu a další technické informace související s používáním webových stránek,
• údaje o zařízení a internetovém prohlížeči,
• přibližnou lokalitu odvozenou z technických údajů,
• informace o návštěvě a používání webových stránek, například navštívené stránky, zdroj návštěvy nebo interakce s webem,
• identifikátory používané analytickými a reklamními systémy, pokud je jejich použití povoleno na základě Vašeho nastavení soukromí,
• údaje o udělení, odmítnutí nebo odvolání souhlasu.

Nezpracováváme úmyslně zvláštní kategorie osobních údajů, pokud to není nezbytné a neexistuje k tomu odpovídající právní důvod.

3. Kontaktní a poptávkový formulář

Na našich webových stránkách můžete odeslat poptávku prostřednictvím kontaktního formuláře.

Formulář může obsahovat zejména:

• jméno a příjmení,
• e-mailovou adresu,
• název firmy,
• telefonní číslo,
• popis toho, s čím Vám můžeme pomoci,
• volitelný orientační rozpočet projektu.

Tyto údaje používáme k vyřízení Vaší poptávky, komunikaci s Vámi, posouzení požadovaného projektu a případné přípravě nabídky.

Pokud nás kontaktujete s cílem uzavřít smlouvu sami za sebe, je právním základem zpracování zejména provedení opatření na Vaši žádost před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Pokud jednáte za společnost, organizaci nebo jinou osobu, zpracováváme Vaše profesní kontaktní údaje zejména na základě našeho oprávněného zájmu na vedení obchodní komunikace a navázání nebo realizaci spolupráce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Pro samotné odeslání běžné poptávky proto není vyžadován samostatný souhlas se zpracováním osobních údajů.

4. Klienti a realizace projektů

Pokud s námi navážete spolupráci, můžeme osobní údaje zpracovávat zejména za účelem:

• přípravy a uzavření smlouvy,
• realizace objednaných služeb,
• projektového řízení,
• vzájemné komunikace,
• správy přístupů a technických prostředků potřebných pro projekt,
• předání výstupů,
• poskytování následné podpory,
• fakturace a evidence plateb,
• evidence průběhu a výsledků spolupráce.

Právním základem je podle konkrétní situace zejména plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR nebo oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pokud komunikujeme například s kontaktními osobami našich klientů, dodavatelů nebo obchodních partnerů.

5. Účetnictví a zákonné povinnosti

Některé osobní údaje musíme zpracovávat a uchovávat také za účelem plnění povinností, které nám ukládají právní předpisy.

Jedná se zejména o povinnosti v oblasti:

• účetnictví,
• daní,
• evidence obchodních transakcí,
• plnění dalších zákonných povinností podnikatele.

Právním základem je splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

6. Analytika webových stránek

Pro měření, analýzu a zlepšování našich webových stránek můžeme používat analytické technologie.

Používáme zejména:

Google Analytics 4 a Google tag

Google Analytics 4 a související technologie společnosti Google používáme k měření návštěvnosti, zdrojů návštěv, používání jednotlivých částí webu a dalších statistických informací, které nám pomáhají vyhodnocovat a zlepšovat naše webové stránky.

Microsoft Clarity

Microsoft Clarity používáme k analýze způsobu, jakým návštěvníci používají naše webové stránky.

Může nám poskytovat například informace o:

• kliknutí na jednotlivé prvky,
• pohybu a interakcích na stránce,
• scrollování,
• používání jednotlivých částí webových stránek,
• technických charakteristikách návštěvy.

Tyto informace používáme zejména ke zlepšování uživatelského prostředí, odhalování problémů a optimalizaci webových stránek.

Pokud je pro použití konkrétní analytické technologie vyžadován Váš souhlas, je příslušné zpracování založeno na Vašem souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Analytické technologie, pro které je vyžadován souhlas, aktivujeme až na základě Vašeho příslušného nastavení cookies.

Podrobnější informace o používaných cookies a obdobných technologiích naleznete v dokumentu Cookies.

7. Marketing, reklama a měření konverzí

Pro měření, vyhodnocování a optimalizaci našich reklamních kampaní můžeme používat zejména:

• Meta Pixel společnosti Meta,
• Meta Conversions API (CAPI) společnosti Meta,
• Google Ads a související technologie společnosti Google.

Tyto technologie mohou sloužit zejména k:

• měření konverzí a dalších událostí,
• vyhodnocování účinnosti reklamních kampaní,
• optimalizaci reklamních kampaní,
• přesnějšímu přiřazování konverzí ke konkrétním kampaním,
• vytváření reklamních publik,
• remarketingu,
• omezení zobrazování nerelevantní reklamy,
• měření cesty návštěvníka mezi reklamou a našimi webovými stránkami.

Meta Pixel

Meta Pixel umožňuje zaznamenávat vybrané události a interakce na našich webových stránkách prostřednictvím Vašeho internetového prohlížeče.

V závislosti na konkrétní konfiguraci může jít například o návštěvu stránky, odeslání poptávky nebo jiné předem definované události.

Meta Conversions API

Meta Conversions API může umožňovat předávání informací o vybraných událostech společnosti Meta také serverovou cestou.

V závislosti na konkrétní implementaci mohou být předávány zejména:

• informace o typu a čase události,
• informace o stránce nebo zdroji události,
• technické údaje související s požadavkem,
• IP adresa,
• informace o internetovém prohlížeči,
• reklamní nebo analytické identifikátory,
• identifikátor události používaný například pro deduplikaci událostí mezi Meta Pixelem a Meta Conversions API,
• další identifikátory používané pro přiřazení události.

Pokud jsou v rámci konkrétní implementace společnosti Meta předávány kontaktní údaje, například e-mailová adresa nebo telefonní číslo, mohou být před odesláním pseudonymizovány prostřednictvím hashování.

Hashování však samo o sobě neznamená, že přestává jít o osobní údaje ve smyslu právních předpisů na ochranu osobních údajů.

Google Ads

Google Ads a související technologie můžeme používat zejména pro měření konverzí, vyhodnocování reklamních kampaní, remarketing a optimalizaci reklam.

Používání analytických a marketingových technologií je řízeno Vaším nastavením soukromí a cookies.

Pokud je pro konkrétní zpracování vyžadován Váš souhlas, probíhá toto zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Bez požadovaného souhlasu nebudeme aktivovat marketingové technologie ani jejich prostřednictvím předávat údaje, pokud pro takové zpracování nemáme jiný odpovídající právní důvod.

Svůj souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím odkazu Nastavení cookies na našich webových stránkách.

Podrobnosti o jednotlivých technologiích a jejich používání uvádíme také v dokumentu Cookies.

8. Newsletter

Na našich webových stránkách se můžete dobrovolně přihlásit k odběru newsletteru.

Pro tento účel můžeme zpracovávat zejména:

• Vaši e-mailovou adresu,
• informaci o udělení souhlasu,
• datum a čas přihlášení,
• informace potřebné pro evidenci přihlášení a odhlášení,
• technické informace potřebné k prokázání uděleného souhlasu.

Newsletter používáme například pro zasílání:

• nových článků,
• zkušeností z našich projektů,
• novinek společnosti VMARK,
• odborného obsahu,
• tipů a zajímavostí,
• informací o našich službách nebo nabídkách.

Právním základem pro zpracování osobních údajů za tímto účelem je Váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Pro správu odběratelů a rozesílání newsletteru používáme službu Brevo, provozovanou společností Sendinblue SAS.

Pro potvrzení přihlášení můžeme využívat systém double opt-in, při kterém je po zadání e-mailové adresy nutné odběr potvrdit prostřednictvím odkazu zaslaného na uvedenou e-mailovou adresu.

Souhlas s odběrem newsletteru můžete kdykoli odvolat prostřednictvím odkazu pro odhlášení obsaženého v každém newsletteru.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování, které proběhlo před jeho odvoláním.

Po odhlášení můžeme v nezbytném rozsahu uchovat informaci potřebnou k evidenci Vašeho odhlášení a k prokázání splnění našich právních povinností.

9. Uchazeči o práci a spolupráci

Na našich webových stránkách v současnosti neprovozujeme formulář pro uchazeče o práci nebo spolupráci.

Pokud nám zašlete životopis, portfolio nebo jiné informace prostřednictvím e-mailu, zejména na adresu určenou pro kariéru nebo spolupráci, zpracováváme údaje obsažené v těchto materiálech zejména za účelem:

• posouzení Vaší žádosti nebo nabídky,
• komunikace s Vámi,
• vedení výběrového řízení,
• posouzení možné spolupráce,
• případného uzavření pracovního nebo jiného smluvního vztahu.

Právním základem je podle konkrétní situace zejména provedení opatření na Vaši žádost před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Pokud z aktuálního výběrového řízení nebo jednání spolupráce nevznikne, nebudeme Vaše osobní údaje uchovávat pro jiné budoucí příležitosti bez odpovídajícího právního důvodu.

Pokud bychom chtěli Vaše údaje uchovat pro případné budoucí nabídky nad rámec aktuálního výběru, můžeme Vás požádat o odpovídající souhlas.

10. Bezpečnost a provoz webových stránek

Při používání našich webových stránek mohou být automaticky zaznamenávány technické údaje potřebné pro jejich provoz a zabezpečení.

Může se jednat například o:

• IP adresu,
• datum a čas požadavku,
• požadovanou URL,
• informace o prohlížeči a zařízení,
• technické serverové logy,
• informace o chybách,
• informace související s podezřelou nebo škodlivou aktivitou.

Tyto údaje můžeme zpracovávat zejména za účelem:

• zajištění provozu webových stránek,
• zabezpečení našich systémů,
• prevence útoků a zneužití,
• diagnostiky technických problémů,
• ochrany našich systémů, infrastruktury a práv.

Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém provozu našich systémů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

11. Ochrana našich práv a právních nároků

Osobní údaje můžeme v nezbytném rozsahu dále zpracovávat za účelem:

• ochrany našich práv a oprávněných zájmů,
• evidence uskutečněných dohod a komunikace,
• řešení reklamací a sporů,
• uplatnění, určení nebo obhajoby právních nároků,
• prevence podvodů nebo jiného zneužití našich služeb.

Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

12. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány, nebo po dobu, po kterou jsme povinni či oprávněni je uchovávat podle příslušných právních předpisů.

Obecně platí, že:

• údaje související s poptávkami uchováváme po dobu potřebnou pro vyřízení poptávky a následně po přiměřenou dobu pro případ navazující komunikace nebo ochrany našich práv,
• údaje klientů a informace související s realizovanými projekty uchováváme po dobu trvání spolupráce a následně po dobu potřebnou pro splnění zákonných povinností a ochranu souvisejících právních nároků,
• účetní a daňové dokumenty uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy,
• údaje odběratelů newsletteru zpracováváme po dobu trvání souhlasu s odběrem a následně můžeme uchovat nezbytné informace o udělení nebo odvolání souhlasu pro účely prokázání splnění našich povinností,
• data získaná prostřednictvím analytických a marketingových technologií uchováváme podle nastavení jednotlivých služeb, účelu zpracování a udělených souhlasů,
• údaje uchazečů o práci nebo spolupráci uchováváme po dobu potřebnou pro vyřízení konkrétní žádosti nebo výběrového řízení, pokud neexistuje právní důvod pro jejich další uchování,
• technické a bezpečnostní logy uchováváme pouze po dobu přiměřenou jejich účelu.

Jakmile osobní údaje již nepotřebujeme a neexistuje právní důvod pro jejich další zpracování, vymažeme je nebo anonymizujeme.

13. Komu osobní údaje zpřístupňujeme

Při provozu našich webových stránek a poskytování našich služeb využíváme externí dodavatele a poskytovatele technologií, kteří mohou v nezbytném rozsahu přijít do styku s osobními údaji.

Mohou mezi ně patřit zejména poskytovatelé:

• hostingu a cloudové infrastruktury,
• e-mailových a komunikačních služeb,
• analytických nástrojů,
• reklamních a marketingových systémů,
• newsletterových služeb,
• projektových a organizačních nástrojů,
• IT a technické podpory,
• účetních služeb,
• právních a dalších odborných služeb.

V souvislosti s provozem webových stránek a marketingem používáme nebo můžeme používat zejména služby následujících společností:

• Google Ireland Limited – Google Analytics 4, Google tag, Google Ads a související služby,
• Meta Platforms Ireland Limited – Meta Pixel, Meta Conversions API a související reklamní a měřicí služby,
• Microsoft Ireland Operations Limited – Microsoft Clarity,
• Sendinblue SAS (Brevo) – správa odběratelů a rozesílání newsletteru.

V závislosti na konkrétní službě mohou jednotliví poskytovatelé vystupovat jako naši zpracovatelé osobních údajů, samostatní správci nebo společně se správcem v jiném postavení stanoveném příslušnými podmínkami a právními předpisy.

Osobní údaje můžeme zpřístupnit také orgánům veřejné moci nebo jiným osobám, pokud nám takovou povinnost ukládá právní předpis nebo je takové zpřístupnění nezbytné pro ochranu našich práv.

14. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé technologických služeb, které používáme, působí globálně.

V souvislosti s používáním jejich služeb proto může v některých případech docházet ke zpracování nebo předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud k takovému předávání dochází, musí být zajištěn odpovídající právní mechanismus podle GDPR.

Může se jednat zejména o:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany,
• standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí,
• jiný mechanismus pro mezinárodní předávání osobních údajů povolený právními předpisy.

15. Je poskytnutí osobních údajů povinné?

Poskytnutí osobních údajů prostřednictvím našich webových stránek je obecně dobrovolné.

Bez některých údajů však nemusíme být schopni například:

• odpovědět na Vaši poptávku,
• připravit nabídku,
• uzavřít nebo plnit smlouvu,
• posoudit Vaši žádost o práci nebo spolupráci,
• zasílat Vám newsletter.

U analytických a marketingových technologií, které vyžadují souhlas, je jeho udělení dobrovolné.

Odmítnutí nebo odvolání souhlasu s analytickými či marketingovými technologiemi nemá vliv na možnost používat základní funkce našich webových stránek.

16. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména právo:

• získat potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme,
• získat přístup ke svým osobním údajům,
• požadovat opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů,
• požadovat omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci, pokud jsou splněny podmínky práva na přenositelnost,
• kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu.

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování, které proběhlo před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím e-mailové adresy:

info@vmark.cc

Před vyřízením některých žádostí můžeme v přiměřeném rozsahu potřebovat ověřit Vaši totožnost, abychom zabránili neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů.

V některých případech nemusíme být schopni Vaší žádosti vyhovět v plném rozsahu, zejména pokud nám další zpracování ukládá právní předpis nebo je zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

17. Automatizované rozhodování

Při běžném provozu našich webových stránek ani při poskytování našich služeb neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by vůči Vám vyvolávalo právní účinky nebo Vás obdobným způsobem významně ovlivňovalo ve smyslu čl. 22 GDPR.

18. Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

V České republice je tímto úřadem:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
Česká republika

Můžete se také nejprve obrátit přímo na nás prostřednictvím e-mailové adresy info@vmark.cc a pokusíme se případnou situaci vyřešit.

19. Změny těchto zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů můžeme průběžně aktualizovat, zejména pokud se změní způsob, jakým osobní údaje zpracováváme, používané technologie, poskytovatelé služeb nebo příslušné právní požadavky.

Aktuální verzi těchto zásad vždy zveřejníme na našich webových stránkách spolu s datem poslední aktualizace.